Retningslinjer for koordinatorpuljen

EU's 7. rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (FP7) løber i perioden 2007-2013.

Rammeprogrammet giver forskere, virksomheder og forskningsinstitutioner i Danmark gode muligheder for at indgå interessante forsknings- og udviklingssamarbejder med udenlandske partnere. Koordinatorrollen giver direkte indflydelse på det enkelte projekt, styrker det faglige netværk og er med til at styrke den koordinerende aktørs faglige omdømme.

Koordinatorpuljen giver danske koordinatorer i europæiske forskningsprojekter bedre mulighed for at løfte koordinatorrollen ved at finansiere en del af de udgifter, som koordinator har i forbindelse med kontraktforhandlingerne. Forhandlingsperioden løber fra den dag, Europa-Kommissionen inviterer koordinatoren for et FP7-projekt til forhandling om EU-tilskudsaftalen og frem til den dag, tilskudsaftalen er underskrevet.

Formål

Koordinatorpuljeinitiativet udspringer af ønsket om at øge antallet af projektkoordinatorer i Danmark.

På længere sigt skal puljen resultere i at flere aktører i Danmark finder det attraktivt at påtage sig koordinatorrollen i EU-forskningsprojekter.

Tilskudsmodtagere

Tilsagn om tilskud kan gives til koordinatorer fra danske organisationer, for eksempel universiteter, forskningsinstitutioner, virksomheder, brancheorganisationer og NGO'er, der opfylder nedenstående kriterier:

• Er koordinator af et FP7-projekt 
• Har som minimum tre partnere i konsortiet 
• Har modtaget en invitation til forhandlinger fra Europa-Kommissionen 
• Ikke er i betalingsstandsning 
• Ikke har forfalden gæld til det offentlige 
• Er CVR-registreret på ansøgningstidspunktet

Ansøgning

Der er udarbejdet et ansøgningsskema, som skal bruges i forbindelse med ansøgningen. Ansøger skal vedlægge følgende dokumentation:

• Kopi af invitation fra Europa-Kommissionen til kontraktforhandling 
• Evalueringen fra Europa-Kommissionen (Evaluation Summary Report, ESR) 
• FP7-ansøgningens Part A (”A 2.1 Participants”)

Ansøgningsfrist

Ansøgninger kan indsendes løbende og behandles af EuroCenter i den rækkefølge, de modtages. Koordinator kan ansøge om tilskud, fra invitationen til forhandling er modtaget af koordinator og indtil tilskudsaftalen med Europa-Kommissionen er underskrevet. Tilskuddet gives efter først-til-mølle princippet.

Ansøgninger indsendes til:
Forsknings- og Innovationsstyrelsen 
Kontoret for Tværgående og International Forskningspolitik 
Bredgade 40
1260 København K

Ansøgninger kan også indsendes pr. e-mail som indscannet underskrevet kopi eller med digital signatur til .

Tilskud

Et konsortium med under ti partnere kan få et tilskud på maksimalt 50.000 kroner. Er der ti partnere eller flere i konsortiet, kan koordinator søge om medfinansiering på op til 65.000 kroner.

Medfinansieringen kan maksimalt dække 50 procent af de tilskudsberettigede omkostninger. Udgifterne skal opstå i tilskudsperioden og vedrøre projektet.

Der ydes medfinansiering til følgende udgifter:

• løn for koordinator og koordinatorens medarbejdere 
• rejser for koordinator og koordinatorens medarbejdere.

Lønomkostningerne beregnes ud fra en fast timepris på 600 kr./time. Timeprisen er inklusiv overhead. Der ydes ikke medfinansiering til diæter.

Rejser opgøres på baggrund af betalte fakturaer for rejser og ophold uden for koordinators organisation. Omkostninger i forbindelse med kørsel i bil (både egen og organisationens bil) opgøres efter statens regler.

Udgifter opgøres uden moms undtagen rejseomkostninger, der opgøres med moms.

Tilskudsperiode

Startdato for tilskudsperioden fastsættes automatisk til datoen på Europa-Kommissionens invitation til kontraktforhandlinger. Slutdatoen fastsættes automatisk til datoen, hvor Europa-Kommissionen har underskrevet tilskudsaftalen (”Grant Agreement”).

Såfremt Europa-Kommissionen under kontraktforhandlingerne vælger at indsætte en anden koordinator, vil støtten til den danske koordinator blive reduceret til at dække den periode, i hvilken den ansøgende koordinator har fungeret som koordinator. Hvis den anden koordinator er fra en dansk organisation, kan tilsagnet overdrages til den nye koordinator, hvis Forsknings- og Innovationsstyrelsen bliver orienteret herom. Hvis Europa-Kommissionen allerede fra forhandlingernes begyndelse ønsker en anden koordinator, bortfalder støtten fra koordinatorpuljen helt.

Udbetaling af tilskud

Senest en måned efter at tilskudsaftalen med Europa-Kommissionen er underskrevet, indsender tilskudsmodtageren en slutrapport. Hvis der ikke indsendes en slutrapport, bliver tilsagnet om tilskud annulleret.

Slutrapporten udfærdiges i slutrapporteringsskemaet og vedlægges følgende dokumentation:

• Kopi af den underskrevne tilskudsaftale med Europa-Kommissionen (”Grant Agreement”). 
• Udfyldt skema for slutregnskab for udgifter til timer og rejser afholdt i tilskudsperioden 
• Private virksomheder skal indsende en revisorerklæring (original, ikke kopi) på udgifter til timer og rejser afholdt i tilskudsperioden. Der stilles ikke krav om, at revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor, hvilket medfører, at revisionen også kan udføres af en ikke-faguddannet revisor.
• Institutioner underlagt Rigsrevisionens kontrol kan vælge enten at indsende en revisorerklæring eller en erklæring om afholdte udgifter. Erklæring om afholdte udgifter skal underskrives af institutionens øverste økonomiansvarlige, eller af den person som den øverste økonomiansvarlige har bemyndiget til det.

Der skal ikke vedlægges bilag for de afholdte udgifter.

Når slutrapporten er godkendt, udbetales tilskuddet.

Slutrapporten sendes til:
Forsknings- og Innovationsstyrelsen
Kontoret for Tværgående og International Forskningspolitik
Bredgade 40
1260 København K

Slutrapporten kan også sendes pr. e-mail som indscannet underskrevet kopi eller med digital signatur.

Sagsbehandling og administration

Forsknings- og Innovationsstyrelsen administrerer ordningen gennem EuroCenter, der træffer afgørelser om tilsagn/afslag om tilskud fra koordinatorpuljen. EuroCenter informerer og rådgiver om ordningen og besvarer generelle henvendelser vedrørende ordningen.

Det tilstræbes, at sagsbehandlingen er gennemført og meddelt ansøger ti arbejdsdage efter modtagelsen af ansøgning og slutrapport.