Projektbevillinger administreret af privatpersoner
Rettet efter den nyeste udgave af Vilkår for bevillinger - januar 2012 Praktiske oplysninger til dig, som har modtaget en projektbevilling som du selv skal administrere. I "Spørgsmål og svar" kan du finde yderligere svar på en lang række ofte stillede spørgsmål
Opstart af bevillingen
Som bevillingsmodtager skal du være opmærksom på, om bevillingsperioden i bevillingsbrevet er korrekt. I modsat fald skal der udfærdiges en anmodning om ”Ændring af bevillingsperioden”.
Driftsudgifter/udbetalinger af bevillingen i rater
Der skal indsendes en separat e-faktura til Styrelsen for Forskning og Innovation (FI) i henhold til udbetalingsprofilen i bevillingsbrevet. Hver faktura er individuel og skal have sit eget nummer. Det gælder også eventuelle kreditnotaer. Fakturanummeret skal være sagsnummer/råd/år/nr.
Til orientering er fakturablanketten som standard sat op til postnumre med fire cifre. Hvis det giver problemer, kan du benytte en c/o-adresse i Danmark. Husk at anføre en e-mail-adresse hvor du kan kontaktes.
Udbetalingsregler
For en privatperson, der får udbetalt løn af Styrelsen for Forskning og Innovation gælder følgende for udbetaling af bevillingen:
- Hvis bevillingens årlige udbetalingsprofil fratrukket egen løn er mindre end 100.000 kr., skal der indsendes én e-faktura pr. år samtidig med indsendelsen af evt. forfaldent materialet (f.eks. regnskab for det forrige år og/eller faglig rapport).
- Hvis årlig bevilling fratrukket egen løn er større end 100.000 kr., skal der indsendes 4 lige store kvartalsvise fakturaer med forfaldsdato til den sidste hverdag i hvert kvartal.
Hvis bevillingen er givet efter 1. december 2009, skal udbetalingen for det sidste år uanset størrelsen deles op:
- 85% kan udbetales efter reglerne ovenfor, og
- de sidste 15% kan udbetales, når slutregnskab og faglig slutrapport er modtaget i FI.
Det vil sige, at sidste e-faktura på 15% af det sidste års udbetalingsprofil indsendes samtidig med afsluttende regnskab og faglig rapport.
Se i øvrigt Vilkår for bevillinger - januar 2012, afsnit 6 og særligt afsnit 6.4, som handler om udbetaling af bevillinger til privatpersoner.
Løn
Bevillingen til løn er en bruttobevilling – det vil sige, at udover løn og tillæg er der i bevillingen til løn tillagt eget samt statens pensionsbidrag, feriegodtgørelse, særlige feriedage samt statens ATP-bidrag. Lønnen bliver udbetalt månedsvis bagud til din nemkonto.
Før bevillingen går i gang skal du indsende et lønoplysningsskema. FI regulerer din løn i henhold til den gældende overenskomst.
Ansættelsessted
Bevillingshaver er ikke ansat af Styrelsen for Forskning og Innovation. Styrelsen administrerer bevillingshaverens løn som en del af sekretariatsbetjeningen af forskningsrådet.
Ferie
FI skal informeres om ferien afholdt i bevillingsperioden. Dette skal ske ved, at der sendes en e-mail til Bevillingsadministrationen på .
Regnskab
I Vilkår for bevillinger - januar 2012 er vilkårene for regnskabsaflæggelse nøje beskrevet i afsnit 9.5, men også vilkårene i afsnit 9.1, 9.2 og 9.3 skal anvendes for din type bevilling
Du skal indsende årsregnskab senest 3 måneder efter hvert finansårs udløb og slutregnskab for hele bevillingsperioden for de udbetalte midler bortset fra løndel, hvor FI forestår udbetalingen til din løn.
Såvel års- som slutregnskaber skal være opdelt på de budgetposter, som fremgår af budgettet i bevillingsgrundlaget eller et senere godkendt budget. Bevillingens budget kan for eksempel bestå af en løndel (se ovenfor) og en driftsdel, hvor driftsdelen er specificeret i din ansøgning og godkendt på den baggrund.
Andre udgifter kan være forbundet med rejse-, bolig- og opholdsudgifter samt etablering.
Undervisningsgebyr (tuition fee), rejse-, fragt- og forsikringsudgifter skal dokumenteres med originale bilag. Som dokumentation for flybilletter indsendes kopi af E-billet og de originale boardingkort.
Opholdets varighed skal oplyses og dokumenteres i forbindelse med slutregnskabet. Det gøres nemmest med en udtalelse fra værtsinstitutionen.
Originalbilag vil blive returneret til bevillingshaver, når de er blevet tjekket.
Om løn
Hvis FI administrerer løndelen, skal der ikke aflægges regnskab for den del af bevillingen, der dækker løn.
Om drift
Deltager du i konferencer el.lign., dækkes deltagergebyr, rejse- og opholdsomkostninger fra driftsbudgettet. Der skal fremsendes originalbilag, når der aflægges regnskab. Statens takster for det pågældende land for per diem (diæter/time-dagpenge) dækker udgifter til måltider og andre personlige fornødenheder under konferencer og møder (takster kan findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside - www.perst.dk). FI skal derfor ikke have tilsendt alle mulige bilag for indtagelse af måltider, telefonkort, taxakvitteringer m.v.
Andre driftsudgifter kan være bøger, tidsskrifter, IT, laboratorieudgifter m.v. Her skal du kunne fremsende originalbilag, når der aflægges regnskab.
Bemærk at en eventuel overskridelse af det samlede bevilgede beløb til drift ikke vil blive refunderet.
Om opholds- og boligudgifter samt etablering
Der findes to typer finansiering af forskningsophold i udlandet, hvor kravene til dokumentation varierer:
- Ved bevillinger, hvor der er givet et fast tilskud på baggrund af takster i opslaget til opholds- og boligudgifter samt til etablering, skal der blot oplyses om opholdets varighed, hvilket nemmest dokumenteres med en udtalelse fra værtsinstitutionen.
- Ved bevillinger, hvor der er givet et tilskud til dækning af faktiske omkostninger jf. ansøgningens specificerede budget, skal disse udgifter dokumenteres med originalbilag.
Skat
Styrelsen for Forskning og Innovation kan desværre ikke hjælpe med spørgsmål om beskatning. I stedet henvises til SKAT eller privat rådgiver/revisor. Det kan dog oplyses, at FI til SKAT kun indberetter den del af bevillingen, der vedrører løn. Bevillingen til drift bliver ikke opgivet.
Barsel
Barsel skal varsles til Styrelsen for Forskning og Innovation på "Barselsskema", når terminsdatoen kendes. Barsel kan afholdes på samme måde, som hvis bevillingshaver var ansat på en statslig overenskomst.
I forbindelse med barselsrefusionsindhentning skal FI også modtage en kopi af vandrejournal, og når barnet er født, skal kopi af en fødselsattest indsendes.
Der kan søges om ”Ændring af bevillingsperiode” svarende til barselsorloven. Skemaet skal først fremsendes til FI, når den præcise orlovsperiode er kendt. Sammen med dette skema indsendes et opdateret udfyldt barselsskema.
Barsel vil ofte medføre, at lønbudgettet for din projektbevilling overskrides. Lønoverskridelsen som følge af barsel vil automatisk blive udlignet, når FI står for lønudbetalingen.
Forsikring
Vær opmærksom på at der muligvis skal tegnes en forsikring. Du er ikke forsikret af Styrelsen for Forskning og Innovation.
