Forretningsorden med indeholdte bemyndigelser for Det Frie Forskningsråd | Teknologi og Produktion

Forretningsorden for Det Frie Forskningsråd | Teknologi og Produktion

I medfør af § 14, stk. 5 i lov om forskningsrådgivning m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 1064 af 6. september 2010 (i det følgende betegnet som loven) og § 8, stk. 4 i bekendtgørelse nr. nr. 1620 af 15. december 2010 om bevillingsfunktionen m.v. under Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd (i det følgende betegnet som bekendtgørelsen) har bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd godkendt følgende forretningsorden: 

Det Frie Forskningsråd | Teknologi og Produktion– virksomhed, organisation og samarbejde
§ 1. Det Frie Forskningsråd består af en bestyrelse og et antal faglige forskningsråd, jf. i det hele lovens kapitel 4. De faglige forskningsråds opgaver er overordnet fastlagt i lovens § 13:
”§ 13. De faglige forskningsråd har ansvar for inden for deres område at tildele bevillinger efter § 7.
Stk. 2. En bevilling tildeles personligt til hovedansøgeren. Hovedansøgeren er ansvarlig for bevillingen.
Stk. 3. De faglige forskningsråd skal følge de retningslinjer, som udarbejdes af bestyrelsen efter § 9 a, stk. 2, 2. pkt.
Stk. 4. De faglige forskningsråd bistår efter anmodning bestyrelsen med rådgivning om forskning efter § 8.”
 
§ 2. Rådet består af 18 medlemmer, der er anerkendte forskere og udpeget af ministeren for videnskab, teknologi og udvikling i deres personlige egenskab. 
  Stk. 2. Rådet vælger ved simpel stemmeflerhed af sin midte en formand og en næstformand, der træder i formandens sted ved dennes forfald. Valget finder sted hvert år i 4. kvartal og er gældende for det følgende kalenderår. I 2011 vælges formand og næstformand dog i 1. kvartal. Sekretariatet indkalder ved skriftlig procedure i rådet forslag til kandidater til de to poster. Kandidatlisten udsendes til rådet senest 8 dage, før valget finder sted.
  Stk. 3. Rådet nedsætter samtidig et forretningsudvalg, bestående af formand, næstformand og 2-3 ordinære medlemmer. Sekretariatet indkalder ved skriftlig procedure i rådet forslag til ordinære medlemmer af forretningsudvalget. Kandidatlisten udsendes til rådet senest 8 dage, før valget finder sted.

§ 3. Formanden tilrettelægger i samarbejde med sekretariatet rådets arbejde, herunder behandling af sagerne og eventuel forberedelse hos et eller flere sagkyndige rådsmedlemmer.
  Stk. 2. Forretningsudvalget varetager rådets løbende sager og bistår formanden med forberedelse af sager til forelæggelse for rådet. Forretningsudvalget behandler og afgør efter rådets nærmere bestemmelser de i § 18, stk. 3 nævnte ansøgninger.
  Stk. 3. Reglerne i §§ 12-14 om rådsmøder gælder tilsvarende forretningsudvalgets møder dog således, at der til en beslutning kræves mindst 3 stemmer for.
  Stk. 4. Referat af forretningsudvalgets møder gøres tilgængeligt for alle rådets medlemmer, når det er godkendt.
 
§ 4. Med henblik på gensidig orientering og drøftelse af relevante emner afholdes hvert år møder mellem bestyrelsen og formændene for de faglige forskningsråd (formandsgruppen).
  Stk. 2. Bestyrelsen kan hvert år indkalde begrundede forslag fra de faglige forskningsråd til afsætning og fordeling af midler til særlige initiativer, jf. § 11 stk. 4-5 i lov om forskningsrådgivning mv.
 Stk. 3. Bestyrelsen forestår udarbejdelsen af den årlige rapport om Det Frie Forskningsråds virke for det foregående år og en plan for det kommende år til ministeren for videnskab, teknologi og udvikling. Til brug herfor kan bestyrelsen anmode de faglige forskningsråd om en redegørelse om årets opgaver i de enkelte råd, og bestyrelsen kan i den forbindelse fastsætte redegørelsens nærmere indhold.

Grundlag og opgaver for Det Frie Forskningsråd | Teknologi og Produktion
§ 5.  Det Frie Forskningsråd | Teknologi og Produktion er nedsat og navngivet af bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd med virkning fra 1. februar 2005. Rådet dækker grundlagsskabende forskning inden for teknologi og produktion, som er motiveret af en konkret problemstilling eller et klart anvendelsesmæssigt perspektiv, og som er rettet mod løsningen af denne problemstilling, udvikling af nye teknologier og nye produktionssystemer eller mod nye måder at dække samfundets behov.

Rådet dækker følgende hoveddiscipliner: Animalsk produktion, bioteknologi, bygge- og anlægsteknik, elektronik, energiteknik, fødevarevidenskab, informationsteknologi, jordbrugsvidenskab, kemiteknik, kommunikationsteknologi, materialeteknologi, maskin- og produktionsteknik, medicoteknik, mikro- og nanoteknologi, miljøteknologi, vegetabilsk produktion, veterinærvidenskab samt udnyttelse af naturressourcer og miljøbeskyttelse.
Rådet udøver sin virksomhed bl.a. på baggrund af
• Lov om forskningsrådgivning m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 1064 af 6. september 2010
• Bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010 om bevillingsfunktionen m.v. under Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd
• Fælles bindende retningslinjer for bevillingsfunktionen i Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd, udstedt af rådenes bestyrelser, med virkning fra 1. januar 2011
• Fælles bindende retningslinjer vedrørende inhabilitet for Det Frie Forskningsråds og Det Strategiske Forskningsråds udøvelse af fondsfunktionen, fastsat af Koordinationsudvalget for forskning, juni 2007
• Vilkår for bevillinger, fastsat af Forsknings- og Innovationsstyrelsen og godkendt af Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd, december 2009

Rådets virksomhed skal i øvrigt finde sted i overensstemmelse med gældende ret.

  Stk. 2. Rådet er uafhængigt i sin vurdering af forskningsfaglige spørgsmål og kan ikke modtage instruktioner herom fra bestyrelsen.

Eksterne bedømmere
§ 6. Den faglige bedømmelse af ansøgninger skal varetages under relevant inddragelse af eksterne bedømmere, herunder navnlig internationale bedømmere, jf. lov om forskningsrådgivning § 9, stk. 2.
  Stk. 2. Anvendelse af eksterne bedømmere til vurdering af ansøgninger finder sted i henhold til de fælles bindende retningslinjer for bevillingsfunktionen i Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd, jf. § 5 ovenfor.
  Stk. 3. I henhold til beslutningen om øget ekstern bedømmelse af ansøgninger indsendt til Det Frie Forskningsråd skal rådet følge de af Det Frie Forskningsråds bestyrelse fastsatte procedurer og retningslinjer, jf. bestyrelsens forretningsorden § 10, stk. 2.

Tavshedspligt
§ 7. Rådets medlemmer har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, de får kendskab til i deres egenskab af medlem af rådet, når oplysningerne efter deres karakter er fortrolige, jf. forvaltningslovens regler.

Inhabilitet
§ 8. Rådet følger i sin virksomhed de almindelige forvaltningsretlige principper om inhabilitet.
  Stk. 2. I forbindelse med udøvelse af bevillingsfunktionen følger rådet derudover de af Koordinationsudvalget for Forskning udarbejdede retningslinjer for inhabilitet af 15. juni 2007.
   Stk. 3. Et medlem skal, inden behandlingen af en sag påbegyndes, underrette rådet og sekretariatet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
  Stk. 4. Rådet afgør spørgsmålet om medlemmets habilitet, og det pågældende medlem deltager ikke i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om habilitet.
  Stk. 5. Det skal fremgå af referatet, hvis spørgsmål om inhabilitet har været drøftet, ligesom rådets beslutning skal fremgå af referatet.
  Stk. 6. Et medlem, der er erklæret inhabil, må ikke deltage i drøftelsen af forhold i tilknytning til sagen og skal forlade mødelokalet under behandling af denne.

Sekretariat
§ 9. Forsknings- og Innovationsstyrelsen varetager sekretariatsbetjeningen af rådet, jf. lovens § 35. Sekretariatet deltager i rådets møder.

Mødeafholdelse
§ 10. Rådet udøver sin virksomhed i møder, jf. dog § 10, stk. 5. Møderne i rådet er ikke offentlige. Formanden kan dog, hvor særlige forhold gør sig gældende, bestemme, at særligt sagkyndige eller andre kan deltage i mødet uden stemmeret.
  Stk. 2. Rådet holder møder på de af rådet vedtagne mødedage. Ekstraordinært møde kan indkaldes af formanden og skal afholdes, når mindst to rådsmedlemmer skriftligt anmoder om det. En skriftlig anmodning skal indeholde det eller de emner, der ønskes drøftet.
 Stk. 3. Indkaldelse til møder sker skriftligt og så vidt muligt med mindst 8 dages varsel.  Mødeindkaldelsen ledsages af en dagsorden. Så vidt muligt medsendes bilagsmateriale til de enkelte dagsordenspunkter samtidig.
  Stk. 4.  Dagsorden fastsættes af formanden, men ethvert medlem af rådet kan med 14 dages varsel anmode om at få behandlet en sag på det kommende møde.
 Stk. 5.  Sekretariatet kan med formandens accept forelægge en sag skriftligt for rådet uden for et møde.
  Stk. 6. Medlemmer skal så vidt muligt i god tid give meddelelse til sekretariatet om fravær.

§ 11. Møderne ledes af formanden og i dennes forfald næstformanden. Er både formand og næstformand afskåret fra at lede mødet, udpeger rådet det forretningsudvalgsmedlem, der har størst anciennitet i forretningsudvalget som mødeleder.
  Stk. 2. Rådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne deltager i behandlingen af en sag. Foreligger der inhabilitet, er rådet beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af de habile medlemmer deltager i behandlingen af den konkrete sag, og mindst 5 medlemmer har stemt for beslutningen.
  Stk. 3. I det tilfælde, hvor manglende beslutningsdygtighed ikke kan løses gennem udsættelse af sagens behandling, må de inhabile medlemmer medvirke ved behandlingen og afgørelsen af sagen, dog aldrig ved behandling af egne ansøgninger. De normale regler for beslutningsdygtighed gælder herefter, dog skal alle habile rådsmedlemmer være til stede.
  Stk. 4. Beslutning kan kun træffes om emner, der er optaget på dagsorden som sager til beslutning, medmindre det samlede råd i enighed beslutter andet. 
  Stk. 5. Der træffes beslutning ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

§ 12. Sekretariatet tager referat fra møder i rådet.
  Stk. 2. Er et medlem ikke enig i gengivelsen af beslutningen eller drøftelsen i rådet, kan medlemmet forlange sit standpunkt ført til referat.
  Stk. 3. Referat udsendes senest i forbindelse med indkaldelse til næste ordinære møde, og indsigelse mod referatet skal være fremsat senest på dette møde.

Delegation
§ 13. I medfør af § 8, stk. 2-5 i bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010 om bevillingsfunktionen m.v. under Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd har rådet foretaget delegation som beskrevet i nedennævnte §§ 14-24.
  Stk. 2. Delegationen er i alle tilfælde begrænset til sager, der ikke er praksisdannende eller -brydende, og som ikke har principiel karakter
 Stk. 3. Delegation til sekretariatet i sager, der kræver forskningsfaglig indsigt, kan alene ske i begrænset omfang og under forudsætning af, at sekretariatet råder over forskningsfaglig ekspertise. I tilfælde, hvor sekretariatet træffer forvaltningsretlige afgørelser, der ikke imødekommer borgeren / virksomheden/ institutionen fuldt ud, skal afgørelsen ledsages af en vejledning om, at afgørelsen kan påklages til rådet.
 Stk. 4. Rådet kan i øvrigt inden for sit respektive område efter en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde træffe beslutning om delegation af kompetence, jf. bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010, § 8, stk. 5.

Rådets driftsudgifter, herunder kontingenter
§ 14. Når rådet har godkendt sit budget for rådsinterne aktiviteter, kan sekretariatet afholde udgifter til honorar til rådsmedlemmer, arbejdsgiverkompensation, rejser, honorar til eksterne bedømmere, mødeudgifter, formidling, kontingenter etc. inden for de i budgettet fastsatte rammer.
  Stk. 2. Forretningsudvalget kan træffe afgørelse om forhøjelse af bevillingen til rådsinterne aktiviteter med op til 100.000 kr.

Afvisning af ansøgninger og oversendelse af ansøgninger til andre råd
§ 15. Sekretariatet kan afvise en ansøgning, hvis den ikke opfylder de formelle krav, der er anført i opslaget, jf. § 5 i bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010 om bevillingsfunktionen m.v. under Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd. Det samme gælder, hvis ansøgningen af andre grunde åbenlyst ikke kan komme i betragtning, f.eks. hvis der søges om midler til formål, som rådet i henhold til loven ikke har hjemmel til at støtte, eller til virkemidler, som rådet har valgt ikke at støtte ved den pågældende uddeling.
  Stk. 2. Sekretariatet kan administrativt oversende ansøgninger til et andet råd, hvis det er klart, at ansøgningen er fejlplaceret. I tvivlstilfælde inddrages rådets medlem af Matrixudvalget.

Beslutning om bevillinger
§ 16. Rådet behandler ansøgninger indsendt til de ordinære frister og træffer beslutning om enten, helt eller delvist, at imødekomme en ansøgning ved at give bevilling eller at give afslag.
 Stk. 2. Formanden beslutter, om en ansøgning kan behandles uden for ansøgningsterminen, hvis rådet har vedtaget, at der kan indsendes hasteansøgninger. Hvis rådet modtager hasteansøgninger, skal det fremgå af rådets opslag.
Stk. 3. For følgende virkemidler kan forretningsudvalget behandle ansøgninger og træffe afgørelse om bevilling op til et beløb af højest 300.000 kr. ekskl. overhead/administrationsbidrag:
•  [ingen virkemidler i 2011]
Stk. 4. Øvrige ansøgninger behandles i rådet, og et referat af rådets beslutninger vedrørende ansøgninger godkendes skriftligt af rådets medlemmer.
Stk. 5. Bevillingsbreve udstedes af sekretariatet på vegne af rådet og underskrives af sekretariatets kontorchef.
Stk. 6. Afslagsbreve udstedes tilsvarende af sekretariatet på vegne af rådet og underskrives af en sekretariatsmedarbejder.

Ændret anvendelse af bevilling inden for det bevilgede beløb
§ 17. Ved ændret anvendelse af en bevilling, der ikke berører det faglige indhold, kan sekretariatet træffe afgørelse.
  Stk. 2. Ved ændringer i projektets faglige indhold træffer forretningsudvalget eller rådsformanden afgørelse.

Udskydelse af projektstart, orlov og forlængelser efter tildeling af bevillingen og inden for det bevilgede beløb
§ 18. Sekretariatet kan godkende en udskydelse af projektstart på op til 6 måneder. Udskydelser derudover skal, uden for de situationer, som er behandlet i stk. 2-5, forelægges forretningsudvalget.
Stk. 2. Sekretariatet kan godkende forlængelse af projektperioden som følge af, at bevillingsmodtager eller andre nøglemedarbejdere, der aflønnes af bevillingen, holder barsels-, adoptions-, syge- eller plejeorlov i henhold til gældende regler.
Stk. 3. Anmodninger om forlængelse af projektperioden som følge af, at bevillingsmodtageren eller andre af anden grund end nævnt under stk. 2 holder orlov uden løn fra projektet, afvises af sekretariatet. Kun under helt ekstraordinære omstændigheder forelægges anmodningen til forretningsudvalgets afgørelse.
Stk. 4. Sekretariatet kan træffe afgørelse om forlængelse af projektperioden i sammenlagt op til 6 måneder og godkende forlængelsen, når det er velbegrundet. Den af sekretariatet godkendte forlængelse kan dog aldrig være af længere varighed end den oprindelige projektperiode. Sekretariatet kan afvise anmodninger om forlængelser over sammenlagt 6 måneder. Kun under helt ekstraordinære omstændigheder forelægges anmodningen til forretningsudvalgets afgørelse.
Stk. 5. Anmodninger om forlængelser af projektperioden, når anmodningen modtages efter projektperiodens udløb, afvises af sekretariatet.

Tillægsbevilling efter tildeling af projektbevilling
§ 19. Forretningsudvalget træffer afgørelse om tillægsansøgninger på højst 20 % af den oprindelige bevilling, dog maks. 300.000 ekskl. overhead. Ved højere beløb behandles sagen på et rådsmøde. Vedrører ansøgningen udgifter, der indgik i budgettet i den oprindelige ansøgning, men ikke blev bevilget, skal sagen ligeledes behandles af rådet.
  Stk. 2. Sekretariatet kan træffe afgørelse om tillægsbevillinger som følge af barsel eller sygdom og som følge af lønstigninger, prisstigninger, valutakursudsving og lignende.

Tillægsbevilling efter tildeling af rammebevilling
§ 20. Jævnfør ”Vilkår for bevillinger” gives der ikke tillægsbevillinger til rammebevillinger, der er bevilget efter 1. september 2009.
  Stk. 2. For rammebevillinger bevilget før 1. september 2009 gives som udgangspunkt ikke tillægsbevillinger, men forretningsudvalget kan i ekstraordinære tilfælde træffe afgørelse om tillægsbevillinger. 

Regnskab og rapport 
§ 21. Sekretariatet gennemgår de årlige regnskaber og godkender slutregnskabet. 
  Stk. 2. Sekretariatet kan godkende overførsel af midler fra et finansår til det næste, jævnfør reglerne i ”Vilkår for bevillinger”. Hvis sekretariatet finder, at der muligvis er tale om kritisable forhold, skal sagen dog forelægges forretningsudvalget til afgørelse.
  Stk. 3. Hvis der er afvigelser mellem forbrug og budget for projektet, skal det begrundes i de årlige regnskaber jævnfør reglerne i ”Vilkår for bevillinger”. Hvis sekretariatet skønner, at afvigelsen er væsentlig eller kritisabel, skal sagen forelægges forretningsudvalget til afgørelse.
  Stk. 4. Sekretariatet kan give op til 6 måneders udsættelse af fristen for aflevering af regnskab og faglig rapport. Sagen skal dog forelægges rådet til afgørelse, når materiale udebliver efter gentagen udsættelse med henblik på vurdering af, om den manglende overholdelse af vilkårene skal medføre krav om tilbagebetaling.
  Stk. 5. Den eller de af bevillingsbrevet krævede faglige rapport(-er) godkendes af forretningsudvalget efter indstilling fra et fagkyndigt rådsmedlem.
  Stk. 6. Efter rådets beslutning kan det meddeles en bevillingshaver, der trods gentagne udsættelser ikke aflægger faglig rapport og/eller regnskab, at rådet ikke modtager nye ansøgninger fra den pågældende, førend forholdet er bragt i orden, jf. § 7, stk. 4 i bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010 om bevillingsfunktionen m.v. under Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd.   

Anvendelse af uforbrugte beløb efter tildeling af bevillingen
§ 22. Sekretariatet afgør, om et uforbrugt beløb på maks. 50.000 kr. ekskl. overhead kan anvendes til anden udgift inden for det projekt, der er ydet støtte til.
  Stk. 1. Forretningsudvalget afgør, om et uforbrugt beløb på maks. 300.000 kr. ekskl. overhead/administrationsbidrag kan anvendes til andet formål.
  Stk. 2. Ved beløb over 300.000 kr. ekskl. overhead skal sagen behandles af rådet.

Godkendelse af skattepligtiges kvalifikationer som forsker i medfør af lov om ændring af kildeskatteloven og ligningsloven (ændring af skatteordningen for udenlandske forskere og nøglemedarbejdere), LOV nr. 1565 af 21. december 2010
§ 23. Forretningsudvalget træffer efter ansøgning afgørelse om godkendelse af skattepligtiges kvalifikationer som forsker, hvis ansøger har videnskabelige kvalifikationer som ph.d. eller tilsvarende niveau og skal udføre forskningsarbejde.

Rådgivningssager
§ 24. Forretningsudvalget kan behandle sager om indstillinger og udpegninger af konkrete personer.
  Stk. 2. Forretningsudvalget kan behandle nationale og internationale høringer med knappe tidsfrister. Ved sager af væsentlig eller principiel betydning påhviler det dog sekretariatet at søge fristen forlænget, så sagen kan behandles på et rådsmøde.
  Stk 3. Forretningsudvalget kan, eventuelt efter inddragelse af relevant kompetence fra øvrige rådsmedlemmer, udarbejde vurderinger i forhold til ansøgninger om EUopSTART.
Stk. 4. Forretningsudvalget/et underudvalg er bemyndiget til at varetage rådets samarbejde med eksterne parter, f.eks. gennem møder med institutioner, andre råd eller ministerier.

Anmodninger om aktindsigt
§ 25. Forsknings- og Innovationsstyrelsen træffer afgørelse i sager om aktindsigt som sekretariat for bl.a. faglige forskningsråd og for bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd, jf. bekendtgørelse nr. 266 af 10. marts 2010 om afgørelse i sager om aktindsigt på Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings område. Styrelsen kan anmode rådet om at bistå med evt. forskningsfaglige vurderinger.

Ikrafttræden m.v.
§ 26. Forretningsordenen træder i kraft, når den er godkendt af bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd.
  Stk. 2. Alle medlemmer af rådet skal have udleveret et eksemplar af denne forretningsorden.
  Stk. 3. Rådet kan i helt særlige tilfælde dispensere fra forretningsordenen, når det samlede råd er enigt herom. Dispensationen skal forudgående godkendes af bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd. Hvis dette på grund af omstændighederne ikke er muligt, orienteres bestyrelsen efterfølgende. 
 Stk. 4. Indstilling om ændring i forretningsordenen træffes af rådet ved almindelig stemmeflerhed og forelægges bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd til godkendelse.

Foranstående forretningsorden er vedtaget af Det Frie Forskningsråd | Teknologi og Produktion den 21.januar 2011.

Godkendt af bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd den 9. februar 2011.