Forretningsorden for bestyrelsen i Det Frie Forskningsråd

Forretningsorden for bestyrelsen i Det Frie Forskningsråd

I medfør af § 14, stk. 5 i lov om forskningsrådgivning m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 1064 af 6. september 2010 (i det følgende betegnet som loven) og § 8, stk. 4 i bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010 om bevillingsfunktionen m.v. under Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd har bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd godkendt følgende forretningsorden:

Det Frie Forskningsråd – virksomhed og organisation

§ 1. Det Frie Forskningsråd består af en bestyrelse og et antal faglige forskningsråd, jf. i det hele lovens kapitel 4. Rådets formål og ansvar er fastlagt i lovens §§ 7 og 8.   Bestyrelsens opgaver og ansvar er overordnet fastlagt i lovens § 9 a:

§ 9 a. Bestyrelsen skal sikre en virkeliggørelse af rådets formål, jf. § 7.

Stk. 2. Bestyrelsen skal sikre, at bevillinger til forskningsformål tildeles efter retningslinjer, der er bindende for alle faglige forskningsråd, herunder at den faglige bedømmelse af ansøgninger varetages under relevant inddragelse af eksterne bedømmere. Bestyrelsen udarbejder og koordinerer udformningen af retningslinjerne med Det Strategiske Forskningsråd.

Stk. 3. Bestyrelsen har ansvar for, at rådets virksomhed udøves i koordination med Det Strategiske Forskningsråd, Danmarks Grundforskningsfond, Højteknologifonden, Rådet for Teknologi og Innovation og det øvrige forskningssystem, særlig for så vidt angår aktiviteter, som retter sig mod det internationale samarbejde.

Stk. 4. Bestyrelsen er øverste ansvarlig for den rådgivning, som gives efter § 8. 

  Stk. 2.  Rådet afgiver hvert år til ministeren for videnskab, teknologi og udvikling en rapport om sit virke for det foregående år og en plan for de kommende år. Til brug herfor kan bestyrelsen hvert år anmode de faglige forskningsråd om en redegørelse om årets opgaver i de enkelte råd, og bestyrelsen kan i den forbindelse fastsætte redegørelsens nærmere indhold.     

§ 2. Det Frie Forskningsråds bestyrelse består af en formand og otte medlemmer. Formanden og de øvrige medlemmer er udpeget af ministeren for videnskab, teknologi og udvikling.

  Stk 1. Formanden tilrettelægger i samarbejde med sekretariatet bestyrelsens arbejde, herunder behandling af sagerne og eventuel forberedelse hos et eller flere sagkyndige medlemmer.

  Stk. 2. Ved sin konstituering vælger bestyrelsen ved simpel stemmeflerhed af sin midte en næstformand, der træder i formandens sted ved dennes forfald.

  Stk. 3. Bestyrelsen kan endvidere vælge en næstformand med særlig henblik på rådets internationale aktiviteter. 

§ 3. Det Frie Forskningsråds arbejde understøttes af en formandsgruppe, bestående af formændene for de faglige forskningsråd.

Grundlag og opgaver for Det Frie Forskningsråds bestyrelse

Bestyrelsen udøver sin virksomhed bl.a. på baggrund af:

• Lov om forskningsrådgivning m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 1064 af 6. september 2010
• Bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010 om bevillingsfunktionen m.v. under Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd
• Fælles bindende retningslinjer for bevillingsfunktionen i Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd, udstedt af rådenes bestyrelser med virkning fra 1. januar 2011
• Fælles bindende retningslinjer vedrørende inhabilitet for Det Frie Forskningsråds og Det Strategiske Forskningsråds udøvelse af fondsfunktionen, fastsat af Koordinationsudvalget for forskning, juni 2007

§ 4. Bestyrelsen nedsætter og navngiver efter egen vurdering op til seks faglige forskningsråd. Som ét af de faglige forskningsråd kan bestyrelsen nedsætte et tværfagligt forskningsråd, som kan bestå af medlemmer udpeget af ministeren for videnskab, teknologi og udvikling efter § 14, stk. 2, til varetagelse af tværfaglige opgaver.

  Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger grænserne mellem rådene og skal i den forbindelse sikre, at rådene tilsammen dækker alle videnskabelige forskningsområder, og at opdelingen mellem rådene løbende tilpasses den forskningsfaglige udvikling. 

§ 5. Bestyrelsen har ikke selv bevillingskompetence, men fordeler de frie forskningsbevillinger mellem de faglige forskningsråd.

  Stk. 4. Bestyrelsen kan på baggrund af en vurdering af rådenes aktiviteter fordele op til en femtedel af bevillingerne til særlige initiativer, herunder tværfaglige og tværrådslige initiativer.

  Stk. 5. Midler til de særlige initiativer, jf. stk. 4, fordeles af de faglige forskningsråd. Bestyrelsen kan beslutte, at et eller flere råd fordeler midlerne.

§ 6. Bestyrelsen kan afgøre, i hvilke råd en given ansøgning eller sag skal behandles. Bestyrelsen kan give de enkelte råd pålæg i alle sager af fælles interesse.

§ 7. Bestyrelsen skal jf. lovens § 9a stk. 2. sikre, at bevillinger til forskningsformål tildeles efter retningslinjer, der er bindende for alle faglige forskningsråd, herunder at den faglige bedømmelse af ansøgninger varetages under relevant inddragelse af eksterne bedømmere. Bestyrelsen udarbejder og koordinerer udformningen af retningslinjerne med Det Strategiske Forskningsråd.

§ 8. Bestyrelsen er øverste ansvarlige for den rådgivning, som gives efter § 8 i lov om forskningsrådgivning mv.

  Stk 2. Bestyrelsen sikrer en samordning af den forskningsfaglige rådgivning, herunder ved spørgsmål, der vedrører flere råd. Bestyrelsen formidler den rådgivning, der på eget initiativ gives af Det Frie Forskningsråd.

  Stk. 3. Bestyrelsen kan ikke instruere rådene i forskningsfaglige spørgsmål.

§ 9. Med henblik på gensidig orientering og drøftelse af relevante emner afholdes hvert år møder mellem bestyrelsen og formændene for de faglige forskningsråd (formandsgruppen jf. § 3 i denne forretningsorden). 

Internationale bedømmere

§ 10. Den faglige bedømmelse af ansøgninger skal varetages under relevant inddragelse af eksterne bedømmere, herunder navnlig internationale bedømmere, jf. lov om forskningsrådgivning § 9 a, stk. 2.

  Stk. 2. Anvendelse af eksterne bedømmere til vurdering af ansøgninger finder sted i henhold til de fælles bindende retningslinjer for bevillingsfunktionen i Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd, jf. § 7 ovenfor.

  Stk. 3.  I henhold til beslutningen om øget ekstern bedømmelse af ansøgninger indsendt til Det Frie Forskningsråd fastsætter bestyrelsen derudover nærmere procedurer og retningslinjer. 

Tavshedspligt

§ 11. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt mht. oplysninger, de får kendskab til i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, når oplysningerne efter deres karakter er fortrolige, jf. forvaltningslovens regler. 

Inhabilitet

§ 12. Rådet følger i sin virksomhed de almindelige forvaltningsretlige principper om inhabilitet.

  Stk. 2.. Et medlem skal, inden behandlingen af en sag påbegyndes, underrette bestyrelsen og sekretariatet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

  Stk. 3. Bestyrelsen afgør spørgsmålet om medlemmets habilitet, og det pågældende medlem deltager ikke i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om habilitet.

  Stk. 4. Det skal fremgå af referatet, hvis spørgsmål om inhabilitet har været drøftet, ligesom bestyrelsens beslutning skal fremgå af referatet.

  Stk. 5. Et medlem, der er erklæret inhabil, må ikke deltage i drøftelsen af forhold i tilknytning til sagen og skal forlade mødelokalet under behandling af denne.

§ 13. Forsknings- og Innovationsstyrelsen varetager sekretariatsbetjeningen af bestyrelsen, jf. lovens § 35. Sekretariatet deltager i bestyrelsens møder.

Mødeafholdelse

§ 14. Bestyrelsen udøver sin virksomhed i møder, jf. dog § 14, stk. 5. Møderne i bestyrelsen er ikke offentlige. Formanden kan dog, hvor særlige forhold gør sig gældende, bestemme, at særligt sagkyndige eller andre kan deltage i mødet uden stemmeret.

  Stk. 2. Bestyrelsen holder møde på de af bestyrelsen vedtagne mødedage.  Ekstraordinært møde kan indkaldes af formanden eller hvis mindst 2 bestyrelsesmedlemmer skriftlig anmoder herom. En skriftlig anmodning skal indeholde en beskrivelse af det eller de emner, der ønskes drøftet

 Stk. 3. Indkaldelse til møder sker skriftligt og så vidt muligt med mindst 8 dages varsel.  Mødeindkaldelsen ledsages af en dagsorden. Så vidt muligt medsendes bilagsmateriale til de enkelte dagsordenspunkter samtidig.

  Stk. 4.  Dagsorden fastsættes af formanden, men ethvert medlem af bestyrelsen kan med 14 dages varsel anmode om at få behandlet en sag på det kommende møde.

 Stk. 5. Sekretariatet kan med formandens accept forelægge en sag skriftligt for rådet uden for et møde.

  Stk. 6. Medlemmer skal så vidt muligt i god tid give meddelelse til sekretariatet om fravær.

§ 15. Møderne ledes af formanden og i dennes forfald næstformanden.

  Stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fem medlemmer, deriblandt formanden eller næstformanden, deltager i behandlingen af en sag. Foreligger der inhabilitet, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de habile medlemmer deltager i behandlingen af den konkrete sag, og mindst fem medlemmer har stemt for beslutningen.

  Stk. 3. I det tilfælde, hvor manglende beslutningsdygtighed ikke kan løses gennem udsættelse af sagens behandling, må de inhabile medlemmer medvirke ved behandlingen og afgørelsen af sagen. De normale regler for beslutningsdygtighed gælder herefter, dog bør det kræves, at alle habile medlemmer er til stede.

  Stk. 4. Beslutning kan kun træffes om emner, der er optaget på dagsorden som sager til beslutning, med mindre den samlede bestyrelse i enighed beslutter andet. 

  Stk. 5. Der træffes beslutning ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

   Stk. 6. Forventes formanden og næstformanden at være fraværende i længere tid, beslutter bestyrelsen ved simpel stemmeflerhed, hvem der under fraværet skal varetage funktionen som formand. 

§ 16. Sekretariatet tager referat fra møder i bestyrelsen.

  Stk. 2. Er et medlem ikke enig i gengivelsen af beslutningen eller drøftelsen i bestyrelsen, kan medlemmet forlange sit standpunkt ført til referat.

  Stk. 3. Referat udsendes senest i forbindelse med indkaldelse til næste ordinære møde og indsigelser mod referatet skal være fremsat senest på dette møde eller inden for den af sekretariatet fastsatte frist. 

Delegation

§ 17. I medfør af § 8, stk. 2-5 i bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010 om bevillingsfunktionen m.v. under Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd har rådet foretaget delegation som beskrevet i nedennævnte §§ 18-21. 

§ 18. Næstformanden bistår formanden med at behandle rådgivnings- og høringssager, der på grund af knappe tidsfrister eller efter bestyrelsens bemyndigelse ikke skal behandles på et bestyrelsesmøde. Ved sager af væsentlig eller principiel betydning påhviler det dog sekretariatet at søge fristen forlænget, så sagen kan behandles på et bestyrelsesmøde.

  Stk. 2. Bestyrelsen kan efter aftale bemyndige bestyrelsesformanden, formandsgruppen, sekretariatet eller de faglige forskningsråd til at varetage bestemte opgaver efter nærmere af bestyrelsen fastsatte retningslinjer.

  Stk. 3. Sekretariatet er bemyndiget til at træffe beslutning om den nærmere procedure for behandling af en rådgivningssag.

  Stk. 4. Bestyrelsens formand og næstformand er bemyndiget til at varetage bestyrelsens samarbejde med eksterne parter, f.eks. gennem møder med institutioner, andre råd eller ministerier.

Ligningslovens § 8 H

§ 19. Bestyrelsen behandler følgende sager om udtalelse efter ligningslovens § 8 H: nye sager

• der er praksisdannende eller -bydende
• der har principiel karakter
• der ikke er praksisdannende eller -brydende eller principielle, men hvor sekretariatets indstilling til udtalelse går ud på, at foreningen m.v ikke anvender sine midler til forskning jf. § 20, stk. 4.

§ 20. Bestyrelsen uddelegerer følgende kompetence til sekretariatet:

  Stk. 2. Sekretariatet behandler sager (ansøgninger) om udtalelser iht. ligningslovens § 8 H i tilfælde, hvor vedkommende foreninger m.v. tidligere har været behandlet af bestyrelsen, når sagerne ikke er praksisdannende eller -brydende, og når sagerne ikke har principiel karakter.

  Stk. 3. Såfremt sekretariatet når frem til en vurdering af, at foreningen m.v. anvender sine midler til forskning, har sekretariatet bemyndigelse til at sende denne udtalelse til SKAT på DFF’s vegne. Forslag til udtalelse skal altid godkendes af kontorchefen. Alle udtalelser vil efterfølgende blive meddelt bestyrelsen i forbindelse med et meddelelsespunkt på et kommende møde.

  Stk. 4. Såfremt sekretariatet når frem til en vurdering af, at foreningen m.v. ikke anvender sine midler til forskning skal sagen færdigbehandles af DFF’s bestyrelse, som afgiver udtalelse til SKAT.

Bestyrelsens driftsudgifter, herunder kontingenter

§ 21. Når bestyrelsen har godkendt sit budget for bestyrelsesinterne aktiviteter, kan sekretariatet afholde udgifter til honorar til bestyrelsesmedlemmer, arbejdsgiverkompensation, rejser, mødeudgifter, formidling, kontingenter etc. inden for de i budgettet fastsatte rammer.

  Stk. 2. Formandskabet kan træffe afgørelse om forhøjelse af bevillingen til bestyrelsesinterne aktiviteter med op til 50.000 kr.

Ikrafttræden mv.

§ 22. Forretningsordenen træder i kraft når den er godkendt af bestyrelsen for Det Frie Forskningsråd.

  Stk. 2. Alle medlemmer skal have udleveret et eksemplar af denne forretningsorden.

  Stk. 3. Beslutning om ændring i forretningsordenen træffes af bestyrelsen ved almindelig stemmeflerhed.

………………………………………….

Foranstående forretningsorden er vedtaget af Det Frie Forskningsråds bestyrelse den 9. februar 2011.